Wat doet een DIV medewerker?

Ben jij geïnteresseerd in een baan als Medewerker Documentaire Informatievoorziening? Dan ben je waarschijnlijk benieuwd naar wat deze baan precies inhoudt. Een DIV Medewerker houdt zich bezig met digitale documenten, maar welke competenties en vaardigheden heb je nodig voor deze functie? Welke taken en verantwoordelijkheden horen bij dit beroep, waar kun je werken en wat kun je verwachten qua voordelen en salaris? We bespreken dit en meer in deze blog.

Wat is een DIV Medewerker?

DIV staat voor Documentaire Informatie Voorziening, maar wat is een DIV Medewerker eigenlijk? Als DIV Medewerker speel je een belangrijke rol in het organiseren en beheren van informatie en documenten binnen een bedrijf. Er worden verschillende aspecten gecombineerd binnen deze functie, waaronder informatiemanagement, secretariële taken, administratie en het digitale archief. Je beheert de documentaire informatievoorziening en ondersteunt collega's bij het verwerken van hun documenten.

Wat doet een DIV Medewerker?

Je bent als DIV Medewerker verantwoordelijk voor het organiseren, beheren en toegankelijk maken van informatie en de bijbehorende documenten binnen een bedrijf. De ondersteunende werkzaamheden die hierbij horen zijn onder andere registratie, archivering, classificatie en het bewaken van de integriteit en kwaliteit van documenten. Je zorgt ervaar dat alle documenten worden opgeslagen op de juiste manier en eenvoudig teruggevonden kunnen worden binnen een document management systeem.

Veel organisaties hebben dagelijks met grote hoeveelheden documenten te maken, variërend van rapporten en contracten tot e-mails en beleidsdocumenten. Een DIV Medewerker is verantwoordelijk voor het categoriseren en organiseren van al deze documenten en gaat daarbij aan de slag met het semi statisch archief voorbereiden. Het kan ook zijn dat je de verantwoordelijkheid draagt over het opstellen van procedures en richtlijnen die betrekking hebben tot documentbeheer. Ook kan je collega's ondersteunen en trainen in het gebruik van processen en systemen.

Naast deze taken en verantwoordelijkheden kun je ook betrokken zijn bij de secretariële en administratieve werkzaamheden. Hierbij kun je denken aan het bijhouden van agenda's, het opstellen van correspondentie en het afhandelen van uitgaande en inkomende communicatie. Je speelt binnen een organisatie een cruciale rol in de ondersteuning van de operationele processen.

Wat heb jij als DIV Medewerker nodig aan vaardigheden?

Je hebt een aantal specifieke kwalificaties en vaardigheden nodig om succesvol te worden als DIV Medewerker. We bespreken hieronder een aantal van deze vaardigheden.

Sterke organisatorische vaardigheden: Als DIV Medewerker moet je in staat zijn om alle gegevens en informatie op een gestructureerde en logische manier te organiseren. Dit doe je zodat de informatie eenvoudig teruggevonden kan worden.

Nauwkeurigheid: Het is van groot belang dat je een oog voor detail hebt, geduldig bent en over nauwkeurigheid beschikt, want je bent verantwoordelijk voor het correct archiveren en registreren van alle documenten.

Samenwerken: Je bent in staat om zelfstandig aan de slag te gaan met jouw taken, maar je moet ook effectief samen kunnen werken en kunnen communiceren met collega's. Je hebt namelijk regelmatig contact met diverse afdelingen binnen een bedrijf.

Kennis van wet- en regelgeving: Het is belangrijk dat je kennis hebt van de wet- en regelgeving op het gebied van privacy en documentbeheer. Je blijft op de hoogte van de voorschriften zodat alle informatie en documenten in overeenstemming met de wet zijn.

Technische vaardigheden: Het is nuttig om te beschikken over technische vaardigheden tijdens het zaakgericht werken. Je hebt onder andere verstand van archiefsoftware en documentbeheersystemen.

Er zijn verschillende opleidingen die je kunt doen om DIV Medewerker te worden. Zo kun je de basisopleiding Informatiebeheer volgen of een vergelijkbare opleiding. Daarnaast kan het ook een voordeel zijn om een achtergrond te hebben in archivering, informatiemanagement of relevante werkervaring in een ander vakgebied.

Waar kun jij komen te werken als DIV Medewerker?

Als Medewerker DIV kunnen je binnen verschillende sectoren en organisaties werken. Mogelijke werkgevers zijn grote bedrijven, overheidsinstellingen, zorginstellingen en non-profitorganisaties. De fysieke omgeving waarin je gaat werken kan variëren, afhankelijk van het bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld werken op kantoor waar archiefruimtes en documentbeheersystemen aanwezig zijn. Er zijn bedrijven die gebruik maken van digitale documentbeheersystemen, waardoor je ook op afstand zou kunnen werken.

Als we kijken naar de samenwerking met collega's en de werksfeer, dan zien we dat dit ook per organisatie kan verschillen. Zo kun je zelfstandig werken, maar ook samenwerken met andere afdelingen of deel uitmaken van een team met meerdere DIV Medewerkers. Je moet goed samenwerken en effectief communiceren om alle processen soepel te laten verlopen.

Wat zijn de carrièremogelijkheden voor een DIV Medewerker?

Je hebt als DIV Medewerker diverse mogelijkheden voor het ontwikkelen van jouw carrière. Zo kun je bijvoorbeeld naar een leidinggevende positie doorgroeien, zoals Teamleider Documentaire Informatievoorziening of DIV Coördinator. Je krijgt dan een team DIV Medewerkers waarvoor je verantwoordelijk bent en je gaat aan de slag met het implementeren en ontwikkelen van procedures en beleid.

Je kunt er ook voor kiezen om jezelf op mbo-niveau of hbo-niveau te specialiseren binnen de documentbeheer. Specifieke aspecten van documentbeheer zijn onder andere informatiebeveiliging, archivering of records management. Op deze manier kun je jouw waarde vergroten binnen een organisatie en eventueel naar een gespecialiseerde functie doorgroeien.

Wat kun jij verwachten als salaris en voordelen?

Hoeveel je verdient als DIV Medewerker kan variëren, afhankelijk van diverse factoren zoals de locatie, organisatie en jouw werkervaring. Doorgaans wordt het salaris van een DIV Medewerker bepaald door overheids- en branchestandaarden. Wanneer je meer expertise en ervaring opbouwt, is het mogelijk naar hogere salarisschalen door te groeien.

Ook kunnen DIV Medewerkers profiteren van verschillende secundaire arbeidsvoorwaarden. Hierbij kun je denken aan pensioenregelingen, vakantiedagen, mogelijke bonussen en ziektekostenverzekeringen. Elke organisatie biedt andere secundaire arbeidsvoorwaarden aan, dus informeer bij jouw potentiële werkgever naar de voordelen.

Conclusie

Je speelt als DIV Medewerker een belangrijke rol bij het organiseren en beheren van informatie en documenten binnen een bedrijf. Je zorgt dat alle informatie en documenten eenvoudig te verkrijgen zijn en voldoen aan de wet. Je kunt een succesvolle carrière als DIV Medewerker opbouwen met de juiste kwalificaties en vaardigheden, met mogelijkheden voor ontwikkeling en groei. Daarnaast is het ook belangrijk om te beschikken over de juiste persoonlijkheidskenmerken en technische vaardigheden. Tot slot biedt een baan als DIV Medewerker een competitief voordelen- en salarispakket en verschillende carrièremogelijkheden.

Aan de slag als DIV Medewerker bij Maandag®

Bekijk onze vacatures.

Meer weten?

Wil jij meer weten over een functie als DIV Medewerker bij Maandag®, lees dan ook onze andere blogs:

Wat verdient een DIV Medewerker?

Hoe word je DIV Medewerker?

Werken in de IT