Zo voorkom je miscommunicatie op de werkvloer

05.10.2018

Je zult het vast herkennen; een collega zou een taak van je overnemen, maar het is niet gebeurd. Hoe kan dat, denk je. We hadden het toch afgesproken, of ben ik onduidelijk geweest? Op de werkvloer is miscommunicatie een bron van ergernissen. Zonde. Zo voorkom je misverstanden en bouw je aan werkgeluk voor het hele team.

Klopt het wel wat je denkt?
Vaak is het grootste probleem in communicatie, de illusie dat het heeft plaatsgevonden. Je denkt dat je het duidelijk hebt gevraagd, de ander je heeft begrepen en de klus wordt geklaard. Maar heb je het ook duidelijk gevraagd? Is het doel helder, het tijdsbestek bevestigd en de boodschap overgekomen?
 
Wordt er genoeg gecommuniceerd?
Haastige spoed, is zelden goed. Om misverstanden in de communicatie te voorkomen, heb je tijd nodig om uit te leggen wat je van de ander verwacht. Tijdens drukke perioden op je werk, schiet dat er weleens bij in. Meetings worden afgeraffeld en in de wandelgang geregeld. Dat is niet heel verstandig. Neem de tijd om duidelijk te maken welke hulp je nodig hebt en probeer dat het liefst face to face te vragen. Waarom zou je wegens drukte de lunch skippen terwijl je werkafspraken met een collega kunt maken in een relaxte sfeer?
 
Mail je veel?
Op het hoofdkantoor van Zara, een van de meest succesvolle modemerken ter wereld, mogen collega’s onderling niet meer e-mailen. Deze werkwijze voerde het bedrijf door nadat was gebleken dat werknemers e-mails verkeerd begrepen en er fouten én irritaties door ontstonden. Typefouten, verhaspelingen en toonhoogte kunnen nou eenmaal verkeerd vallen. Tijdens een gesprek kun je elkaar veel beter aanvoelen. Mocht je niet kunnen afspreken? Gebruik dan Google Hangout, Skype of de good old telefoon.
 
Is de boodschap duidelijk? Vragen we genoeg door?
Omdat je vlug van begrip wilt zijn, denk je snel aan een half woord genoeg te hebben. Helemaal als je in een meeting zit of als de werkdruk hoog is. Je wilt de boel niet ophouden en al zeker geen ‘domme’ vragen stellen (die bestaan trouwens niet). Focus je daarom op jezelf, vraag altijd door. Indien je een opdracht geeft, steek dan geen monoloog af en bied ruimte voor het delen van ideeën en vragen. Mensen slaan dicht als je er telkens doorheen snatert.
 
Zijn de verantwoordelijkheden duidelijk?
Bij grote vergaderingen wordt vaak genotuleerd en een actielijst gemaakt. In kleinere overleggen gebeurt dat zelden. Laat staan dat er van gesprekken tussen collega’s wordt bijgehouden wat er gezegd is. Met een korte debrief voorkom je dat en maak je duidelijk wat er is besproken en van wie wát wordt verwacht en per wanneer. Dat kan via de mail of app.
 
Is iedereen voldoende op de hoogte?
Van ieder wissewasje hoef je de afdeling, of het team, niet op de hoogte te brengen. Wel is het verstandig om in een wekelijkse meeting relevante punten met elkaar te delen of de dag te starten met een korte kick-off. Hierdoor heeft iedereen de klokken gelijk staan en weet wat hem of haar te wachten staat. Ook zieke collega’s horen erbij. Zorg dat ze toegang hebben tot relevante informatie zodat ze zich kunnen inlezen op het moment dat zij zich beter voelen.
 
Wordt er genoeg rekening gehouden met persoonlijkheden en gevoelens?
De sfeer is stukken gezelliger als iedereen zich begrepen en gewaardeerd voelt. Communiceren speelt daar een sleutelrol in. De ene collega kan nu eenmaal met een paar woorden uit de voeten, terwijl de ander veel meer tijd nodig heeft om het werk goed en met plezier te doen. Verplaats je daarom altijd in de ander en houd rekening met zijn of haar persoonlijkheid. Een haantje de voorste benader je anders dan een verlegen collega.
 
Bespreek je de verbeterpunten met elkaar?
Als er tussen twee collega’s een misverstand in de communicatie is ontstaan, wordt daar in de praktijk nauwelijks over gesproken. Dat is erg jammer. Als je uitspreekt waarom je teleurgesteld bent en samen kijkt hoe het proces beter kan verlopen, haalt dat de mogelijke kou uit de lucht en voorkomt problemen in de toekomst.
goed verhaal moet je zien volgens mij vertel ...