Zo vergader je strakker (of helemaal niet)

05.02.2018

In de Deense televisieserie Borgen overlegde de redactie van het journaal staand aan een tafel en nooit langer dan 20 minuten. Fictie, maar er valt veel voor te zeggen om een vergadering zo te doen. Het is concreet, snel en bruist van de energie. Hoe zorg jij voor een vergadering waar je blij van wordt?


1. Je stelt binnen jouw afdeling, team of organisatie een andere manier van vergaderen voor

Zoals in Borgen, staand, niet langer dan 20 minuten, een duidelijk doel (wat moet er na de vergadering helder worden) en met een concrete korte agenda. 

2. En moet je altijd fysiek bij elkaar willen komen?
Met Google Hangout of Skype kun je vanachter je laptop of computer perfect vergaderen. Ook met Whatsapp zet je makkelijk een meeting op, in de vorm van een conference call. Laatstgenoemde wordt steeds vaker gebruikt door mensen die met eigen vervoer reizen en hun tijd zo efficiënt mogelijk inzetten.


3. Probeer selectiever te zijn

Ga vooral naar meetings waarvan je weet dat er knopen worden doorgehakt en beslissingen genomen.

Online-agenda’s zijn supermakkelijk, maar zorgen er ook voor dat je veel eenvoudiger wordt uitgenodigd voor meetings waar je nauwelijks een concrete bijdrage aan kunt leveren. Vraag daarom altijd, of het nog wat duidelijker kan worden uitgelegd, wat het doel is van de meeting. Hoor je niks, dan blijft het vaag en kun je overwegen om van de meeting af te zien vanwege tijdgebrek.

4. Geef aan dat je tijd beperkt is
Als je razend druk bent (en toch bij een vergadering aanwezig moet zijn) geef je dat gewoon aan. Leg uit dat je bezig bent met een project en snel naderende deadlines hebt. Je zult zien dat je collega’s daar rekening mee zullen houden. Ze vergaderen sneller of geven je de gelegenheid eerder uit de meeting weg te mogen.

5. Vergaderingen kunnen het persoonlijke contact met een collega verbeteren… 
… Ook al lijkt een vergadering niet zo relevant voor je, het kan toch verstandig zijn om aanwezig te zijn. Het is namelijk de ideale gelegenheid om beter contact te krijgen met een collega. Dat doe je bijvoorbeeld door hem of haar tijdens een vergadering te steunen.

 

 

goed verhaal in het nieuws moet je zien volgens mij vertel ...