Telefonisch vergaderen; hoe doe je dat zo effectief mogelijk?

22.05.2018

Behalve de echte vergadertijger maak je niemand blij met een conference call. Deze uit Amerika overgewaaide overlegvorm is alleen handig als er een dringende kwestie dient te worden opgelost en niet iedereen op dezelfde tijd bij elkaar kan komen. Maar ook dan blijft het lastig om op basis van alleen maar stemmen een goed gesprek te voeren. In dit filmpje wordt een conference call behoorlijk op de hak genomen.

 

Hoe dan wel?

 
1. Denk aan Skype en Google Hangout

Kies, afhankelijk van het aantal deelnemers aan de vergadering, voor Skype of Google HangOut als alternatief voor de telefonische vergadering. Met deze onlinediensten, benader je het gevoel van een ‘gewone meeting,’ omdat je de anderen kunt zien op je beeldscherm. Skype en Google HangOut bieden ruimte aan maximaal 6 deelnemende personen.

2. Houd de conference call klein

Vergader alleen met die mensen die het probleem of project kennen en goede input kunnen aandragen.

3. Wijk nooit af van een strakke en duidelijke agenda

Iedereen krijgt ruim van tevoren een vergaderagenda met een beperkt aantal punten, zodat er over de onderwerpen nagedacht kan worden en ideeën op papier gezet zijn voordat de meeting begint.

4. Besluit wie de ‘chef conference call’ is  

Hij of zij spreekt aan het begin van de conference call de spelregels af, grijpt in als mensen oeverloos uitweiden, vat samen en dwingt charmant af wie wat doet binnen welk tijdsbestek. 

5. Spreek rustig en duidelijk, luister goed

Laat de deelnemers daarom allemaal uitspreken en luister goed naar wat zij te vertellen hebben.

6. Frame de onderwerpen

Zet de op te lossen problemen duidelijk neer en vat na elk onderwerp samen wat er besproken is en wat er gedaan moet worden, wie dat oppakt, per wanneer en met welk resultaat.

7. Plan voor elk onderwerp een beperkte hoeveelheid tijd

Wil je voorkomen dat er maar geen einde komt aan je telefonische vergadering, plan dan voor ieder onderwerp een bepaalde tijd in. Hiermee zorg je voor snelheid en dwing je elkaar tot concrete acties. De chef conference call houdt de tijd in de gaten.

8. Zet geen rondvraag op de agenda

Zo vermijd je dat onderwerpen waar besluiten over zijn genomen, weer opnieuw aan de orde komen of dat er nieuwe problemen naar voren worden gebracht.

goed verhaal in het nieuws moet je zien volgens mij vertel ...