Medewerker bestuurssecretariaat / bestuurssecretaresse

  • Category ruimtelijk en bestuurlijk domein
  • Region zuid-holland
  • opleidingsniveau mbo
  • remoteId 9075702

Over de functie

Opdracht

De gemeente is wegens tijdelijk extra werkzaamheden in het team op zoek naar een medewerker bestuurssecretariaat / bestuurssecretaresse. Je komt te werken in de Directiestaf, waar je samen met vier collega’s het secretariaat van de collegeleden vormt. Je ondersteunt met je collega’s de wethouders, gemeentesecretaris en directeur en zorgt daarmee dat de agenda’s van de bestuurders soepel verlopen. We zoeken een representatieve, betrouwbare en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, bestuurders goed afleest, goed past in het bestaande team en een proactieve werkhouding heeft.


Werkzaamheden

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

  • Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dagen van de bestuurder van A tot Z kloppen.
  • Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen.
  • Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld).
  • Meelezen en anticiperen op e-mail van de wethouders.
  • Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten.
  • Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen.
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie.
  • Alle andere voorkomende secretariële taken.


Functie eisen

Kennis/Ervaring

  • Afgeronde opleiding op minimaal Mbo-4 niveau, in de richting van of aangevuld met een secretariële opleiding.
  • In de afgelopen 4 jaar minimaal 18 maanden ervaring als medewerker secretariaat / secretaresse op het gebied van bestuurszaken bij een gemeente.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.
  • Vaardigheid met officepakket en Office365.
  • Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • Vaardigheid in het aanvoelen van wat je wel/niet moet doen.
  • Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen.
  • Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief.


Knock-out criterium

1. Minimaal 18 maanden aantoonbare werkervaring als medewerker secretariaat / secretaresse op het gebied van bestuurszaken bij een gemeente in de afgelopen 4 jaar;


Gunningscriteria (weging)

2. Minimaal een afgeronde MBO (niveau 4) opleiding, in de richting van of aangevuld met een secretariële opleiding (35 punten);

3. Beschikbaar om in het volgende rooster te werken: maandagmiddag 4 uur, dinsdagmiddag 4 uur, woensdag 8 uur, donderdagmiddag 4 uur, vrijdag 8 uur (20 punten);

4. Aantoonbare werkervaring met MyCorsa (10 punten);

5. Aantoonbare werkervaring met Microsoft office applicaties en Office365 (10 punten);

6. Selectiegesprek in de tweede beoordelingsfase (25 punten).


Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7.


CV-eisen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Over het bedrijf

De gemeente Pijnacker-Nootdorp staat midden in de samenleving. Dagelijks zetten we ons in voor de belangen en het welzijn van onze inwoners. De gemeente Pijnacker-Nootdorp ligt in het groen, midden in de Randstad, tussen Zoetermeer, Rotterdam, Delft en Den Haag. De gemeente is vanuit alle richtingen goed bereikbaar. Pijnacker-Nootdorp telt ruim 52.700 inwoners. De gemeente staat bekend om haar aantrekkelijke woningbouwprojecten en uitstekende woonkwaliteiten, zoals de vriendelijke sfeer, veiligheid, een rijk verenigingsleven, goede sportaccommodaties en overige voorzieningen. Alles dichtbij huis, met de grote steden binnen handbereik.

De gemeente dankt haar stevige economische positie voor een belangrijk deel aan de glastuinbouw. Daarnaast zijn er diverse bedrijventerreinen. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Kortom: een dynamische gemeente waar het plezierig wonen en werken is.


recruiter van de vacature

Maurice Vermeul

recruiter van de vacature

Maurice Vermeul